När vi pratar om effektivitet i civilsamhället handlar diskussionen ofta om hur stor andel av pengarna som går till ändamålet.
Men det finns ett problem som sällan diskuteras: Den tekniska skulden i ideella organisationer.
Många organisationer sitter idag på systemlösningar, arbetsprocesser och datamodeller som egentligen inte är hållbara på sikt – men som ändå fortsätter användas eftersom det saknas resurser att göra något åt det.
Hur uppstår teknisk skuld i ideella organisationer?
En viktig förklaring är hur finansieringen ofta fungerar.
I många bistånds- och civilsamhällesorganisationer finns ett starkt fokus på att hålla administrationskostnader låga. Det är i grunden förståeligt – givare vill att så mycket som möjligt ska gå till verksamheten.
Men i praktiken innebär det ofta att investeringar i:
- IT-system
- datahantering
- rapporteringslösningar
- ekonomiprocesser
prioriteras ned.
Istället löser organisationer problemen på kort sikt.
Med Excel.
Med manuella processer.
Med lösningar som fungerar just nu.
Det är så teknisk skuld byggs upp.
Projekttunga organisationer och ökande komplexitet
För organisationer som arbetar projektbaserat – till exempel inom internationellt utvecklingssamarbete – kan komplexiteten vara betydande.
Det kan handla om:
- flera finansiärer
- olika rapporteringskrav
- projekt och delprojekt
- flera dimensioner i uppföljningen
- partnerorganisationer i olika länder
- valutaförändringar
Samtidigt är resurserna för administration ofta begränsade.
Kraven på uppföljning och transparens ökar, men utrymmet för investeringar i system och datahantering ökar inte alltid i samma takt.
Att navigera ett komplext systemlandskap
I praktiken handlar arbetet därför ofta om att navigera ett landskap av kompromisser.
Hur kan organisationer:
- uppfylla finansiärers krav
- hålla administrationskostnaderna inom budget
- samtidigt säkerställa rimlig kvalitet i uppföljning och rapportering?
Svaret blir ofta pragmatiska lösningar.
Excel-modeller byggs runt ekonomisystemen. Manuella kontroller kompletterar automatiserade processer. Rapporteringsstrukturer utvecklas steg för steg.
Målet är sällan att skapa den perfekta systemlösningen.
Målet är att skapa något som fungerar tillräckligt bra inom de resurser som finns.
En balans mellan krav och resurser
Den typen av lösningar är ofta både rimliga och nödvändiga.
Men över tid kan de också innebära att den tekniska skulden gradvis växer. Fler manuella processer, fler rapportmodeller och fler mellanlager mellan system och analys kan göra lösningarna mer personberoende och svårare att underhålla.
Samtidigt är alternativen inte alltid realistiska. Stora systemimplementationer kan vara kostsamma och riskfyllda projekt i sig.
För många organisationer handlar arbetet därför mindre om att bygga den perfekta systemarkitekturen och mer om att balansera krav, resurser och tekniska möjligheter.