Att hålla administrationen nere låter som god förvaltning. Varje krona ska gå till ändamålet. Men den som sparar för hårt på ekonomi, system och kompetens skjuter ofta bara upp räkningen, och under tiden växer den.
Känner du igen bilden?
Årets rapport till en stor finansiär ska in. Siffrorna finns i fyra Excel-filer, och den viktigaste byggdes av en controller som slutade i våras. Bokslutet tog sex veckor. Styrelsen vill se en prognos för nästa år, men den kräver att någon räknar för hand en helg.
Ingen har slösat. Tvärtom: organisationen har gjort precis det som förväntas av den och hållit administrationen låg. Det är just därför den sitter fast.
Svältsnurran
Fenomenet har ett namn: ”the nonprofit starvation cycle”, beskrivet av Ann Goggins Gregory och Don Howard 2009. Det följer ett mönster som är lätt att känna igen:
- Förväntan. Givare, finansiärer och granskare ser en låg administrationsandel som ett kvitto på effektivitet.
- Anpassning. Organisationen svarar med att spara på det som inte syns: ekonomifunktion, system, IT och kompetens.
- Tyst skuld. Manuella processer, personberoende och svag uppföljning byggs upp år för år.
- Notan. Något brister, och lösningen blir dyrare än en investering i tid hade varit: ett akut systembyte, konsulter i brådska, en finansiär som ställer krav organisationen inte klarar.
- Omstart. Kostnaden ses som en engångshändelse, besparingarna fortsätter, och snurran börjar om.
Det är inte slöseri som driver snurran. Det är goda avsikter.
Syns snurran i svenska siffror?
Jag har gått igenom årsredovisningarna för 82 svenska insamlingsorganisationer 2020–2025. I mitten ligger administrationen stabilt på cirka 5 % av kostnaderna, år efter år. Men bakom medianen finns ett mönster:
Administrationsandel 2020–2021 | Antal organisationer | Minst ett år då administrationen ökade med mer än 50 % |
|---|---|---|
Under 3 % | 12 | 42 % |
3–5 % | 28 | 36 % |
5–8 % | 21 | 38 % |
Över 8 % | 21 | 5 % |
Ungefär fyra av tio organisationer med låg administration gjorde någon gång ett sådant ryck. Bland dem med högre nivå hände det en av tjugo. Det är precis vad man skulle vänta sig om investeringar skjuts upp och sedan tas igen i ett slag.
Läs siffrorna med försiktighet. Från en låg nivå är det lättare att öka mycket i procent, och organisationer klassar sina kostnader olika. Det är ett mönster att ställa frågor kring, inte ett bevis och inte en rangordning.
Fem tecken på att ni är i snurran
- Projektuppföljningen bor i Excel-filer som bara en person förstår.
- Bokslut och finansiärsrapporter kräver veckor av manuellt arbete, varje gång.
- Systemprojekt drar ut på tiden eftersom ingen hinner definiera vad ”klart” betyder.
- Styrelsen får siffror som redan är gamla när de presenteras.
- Kunskapen går ut genom dörren när en nyckelperson slutar.
Så bryter man snurran
Lösningen är inte att släppa kostnadskontrollen. Det är att planera de kostnader som ändå kommer, i stället för att bli överraskad av dem.
- Räkna på hela kostnaden. Vad kostar verksamheten när ekonomi, system och kompetens håller en nivå som räcker långsiktigt, inte bara i år?
- Investera i steg. Ett system- eller kompetenslyft över tre år är billigare och tryggare än ett akut projekt när något redan har gått sönder.
- Ta samtalet med finansiärer och styrelse. Många finansiärer accepterar rimliga indirekta kostnader när organisationen kan visa vad de ger.
- Jämför er med andra. Inte för att kåra en vinnare, utan för att se om er nivå är ett medvetet val eller en skuld som växer.
En låg administrationsandel kan vara ett tecken på effektivitet. Den kan också vara en räkning som ännu inte har kommit. Frågan är om ni vet vilket.
Vill du se var er organisation står? Siffrorna ovan kommer från en databas jag har byggt med uppgifter ur cirka 150 svenska insamlingsorganisationers årsredovisningar. Jag tar gärna fram en jämförelse för just er organisation, med kostnadsfördelning, intäktsmix och utveckling över sex år, som underlag för samtal i ledning och styrelse. Hör av dig till mig på jonatan.nilsson@impactwisesolutions.com